گوته: "پراهمیت ترین کارها هیچ وقت نباید قربانی کم اهمیت ترین کارها شوند".
در عادت 3 به پرسشهایی درباره زندگی و مدیریت زمان پاسخ می گوییم.
مدیریت زمان یعنی سازماندهی و اجرای امور براساس اولویتها.
ماتریس مدیریت زمان به وسیله دو معیار فوریت و ضرورت سنجیده می شود. موارد فوریتی به طور معمول ملموسند؛ مارا تحت فشار قرار می دهند و در انجام کار تاکید می ورزند.انجام این کارها خالی از لطف نیست و اغلب مطلوب دیگران واقع می شود با وجود این غالباً غیرضروریند. اگر تصویر روشنی از موارد ضروری و نتایج مطلوب و دلخواه زندگی پیش رو نداشته باشیم به سادگی در مسیری قرار می گیریم که تنها نسبت به کارهای فوریتی واکنش نشان می دهیم
ماتریس مدیریت زمان
|
غیر فوری |
فوری |
|
|
ایجاد روابط
شناخت فرصتهای تازه
برنامه ریزی برای انجام کارها تفریح سازنده
2 |
بحرانها
مشکلات حاد
طرحهای مدت دار
1 |
ضروری |
|
کارهای پیش پا افتاده
بعضی از نامه ها و مکالمات تلفنی
سرگرمی ها
4 |
بعضی از جلسات
رعایت کارهای همه پسند
بعضی از تلفنها
3 |
غیر ضروری |
مربع شماره 1 مربوط به کارهای هم فوری هم ضروری است و افرادی که تقریباً همه روزه و در تمام اوقات در مربع شماره 1 به سر می برند پس از مدتی از ضربات فشار کاری از پا در می آیند آنها 90 درصد وقت خود را به مربع شماره 1 و ده درصد بقیه را صرف 2-3-4 می نمایند. آری این است شیوه زندگی افرادی که با بحران زندگی می کنند.
بعضی از افراد نیز تصور می کنند که در حیطه مربع1 فعالیت می کننددر حالی که بخش زیادی از اوقات خود را به کارهای "فوری و غیرضروری" (مربع3) اختصاص می دهند و این در شرایطی است که فوریت این قبیل کارها اغلب به اولویتها و انتظارات تعیین شده از سوی دیگران بستگی دارد.
افرادی که تقریباً تمام وقت خود را به مربع 3 و4 اختصاص می دهند اساساً زندگی بی مسئولیتی را سپری می کنند.
مردمان مؤثر هرگزبه محدوده های 3 و 4 گام نمی نهند چراکه این کارها خواه فوری یا غیرفوری هیچ گاه مهم و ضروری نیستند. آنان بخش 1 را نیز کوچک و حقیر می شمرند و بیشتر وقت خود را در مربع 2 می گذرانند. مربع 2 کانون مدیریت مؤثر فردی است و به کارهای غیرفوری و در عین حال ضروری مربوط می شود و می توان با برنامه ریزی و تدارکاتی برای پیشگیری از رویدادهای غیرمترقبه در مربع 2 ماند. افراد مؤثر هرگز مسائل را مرکز توجه قرار نمی دهند بلکه ذهنشان را به راه حل ها معطوف می دارند و قاطعانه می اندیشند.
"نه" گفتن را تمرین کنیم
برای گفتن "آری" به اولویتهای ضروری مربع2 ناگزیرید که به فعالیتهای دیگری که گاه ضروری می نماید، نه بگویید. شما همواره باید بالاترین اولویت را برگزینید و آنگاه با جسارت و چهره ای گشاده و خندان دست به عمل بزنید و بدون هیچ عذر، بهانه و سرافکندگی به بقیه چیزها "نه" بگویید. در حقیقت بلـه نیرومندی باید از ذهن و زبان شما بجوشد، به سطح آید و پاسخ "نه" را بر زبانتان جاری کند. فراموش نکنید در غالب مواقع "خوب" دشمن شماره1 "بهترین" است.
ابزارمربع 2
هدف آن نیست که اجزای برنامه خود را اولویت بندی کنید، مقصود آن است که اولویتهای کار و زندگیتان را به نظم درآورید.
* ارتباط: ارتباط به مفهوم آن است که بین بینش، رسالت، نقشها و اهداف، برنامه ها، اولویتها تمایلات و نظم و ترتیب شما اتحاد و هماهنگی وجود داشته باشد. همیشه در برنامه ریزی خود محلی برای اهداف کوتاه مدت و بلند مدت در نظر بگیرید.
* توازن: ابزاری که در اختیار دارید باید بتواند شما را در ایجاد توازن در زندگی یاری کند تا بتوانید نقشهای خود را بشناسید و هرگز در جنبه های مهم زندگی از قبیل تندرستی، روابط خانوادگی، ارتقای شخصیت و کسب و کار قصور نورزید.
* انعطاف پذیری: ابزار برنامه ریزی باید همواره فرمانبردار شما باشد نه آمر و فرمان دهنده. این ابزار باید با اوضاع و شرایط نیازها و خصوصیات شما جور و هماهنگ باشد.